Follow us Youtube
Follow us LinkedIn
Sektörel Uygulamalar

Doxoft barındırdığı kabiliyetler ve uyarlama kolaylığı sayesinde sağladığı genel dokümantasyon ve iş süreçleri yönetiminin yanında sektörlere özel çözümler de sağlamaktadır.
Bazı sektörlerdeki uygulama metodları ile ilgili bilgi için:

Bankacılık – Finans

Sahip olunan bilgilerin doğru versiyonlarına istenilen zamanda hızla ulaşmak bugün organizasyonları birbirinden farklılaştıran ve rekabet ortamında avantaj saglayan çok önemli bir unsurdur. Hızlı erişim sayesinde daha süratli ve doğru verilere dayanan kararlar alınması kolaylaşmaktadır. Bunun yanı sıra devam eden süreçlerin takibi bu süreçlerin verimliliklerinin kontrolü ve geriye yönelik sorgulama yapma ihtiyacı bugün pek çok organizasyonun temel sıkıntılarını oluşturmaktadır ve “Doküman Yönetimi” kavramının yanında “İş Akışı Yönetimi” ihtiyacını da gündeme getirmektedir.

Bu ihtiyaçlar hemen bütün organizasyonların sorunu olarak karşımıza çıkmakla birlikte işlem gören doküman sayısı, iş süreçlerinin çokluğu, geriye yönelik sorgulama ihtiyaçlarının büyüklüğü ve bu işlemlerin taşıdığı önem, finans sektörünü doküman ve iş akış yönetimi sistemlerine olan ihtiyaçların aciliyet gösterdiği ve büyük önem taşıdığı sektörlerin en önüne taşımaktadır. Özellikle bilgi tekolojileri konusunda büyük yatırımlar yapan ve teknolojik gelişmeleri yakından takip eden finans kuruluşları bu kritik konuda da öncülüklerini sürdürmekte ve giderek artan bir hızla bu sorunun çözümlerini aramaktadırlar.

Bankacılık ve Finans sektörünün “Doküman Yönetimi” başlığında yer alan ihtiyaçlarında işleme tabi tutulan dokümanların içerdikleri bilgiler, geçmişleri ve geleceğe yönelik öngörüleri çok büyük önem taşıdığı için doküman ve iş akışı kontrolü, bankanın diğer kullandığı uygulamalar ile olan entegrasyonu (Örneğin çağrı merkezi, bankacılık uygulamaları vb.), raporlama işlemlerini elektronik veri haline getiren COLD (Computer output to laser disk), gerek elektronik gerekse tarama ve tanıma yöntemleri ile sisteme katılan form uygulamaları en önemli başlıkları oluşturmaktadır. Ancak bahsi geçen her konu başlığında ihtiyaçlara eksiksiz cevap veren bileşenlerin en doğru teknolojiyle birlikte çalıştırılması ve bu sistemin örneğin bankalarda IT yapısının temelinde yer alan bankacılık sistemleri ile entegrasyonu ve temel IT stratejisine uygun bir yapıyı içermesi uygulamaların başarısını temelde etkileyen unsurlardır.

Doxoft, yukarıda sıralanan tüm ihtiyaçların ve kaygıların birleştiği çözümleri içeren bir sistemdir. Hem doküman yönetimi, hem iş akışı, hem de kurumsal kaygıların göz önünde bulunduğu bir altyapıya sahiptir. Cybersoft/Aurora altyapısı Doxoft’a ölçeklenebilme, güçlü bir altyapı ve işlem bazlı mimari sağlamaktadır. Bu sayede bankacılık paketleri dahil her türlü kurumsal uygulamaya entegre olabilir.

Doxoft’un Finans Kuruluşlarına Sunduğu Hizmetlerden Bazıları

  • Doküman ve revizyonlarının kontrolü
  • Süreç yönetimi
  • Bayi izleme
  • Kullanıcı, dosya, doküman, şube, bölge ve grup bazında güvenlik
  • Bankacılık paketi entegrasyonu
  • Arşivleme
  • ICR ile kredi kartı başvuru formları otomasyonu
  • Kriptolama ile doküman içeriğinde üst düzey güvenlik
  • PKI ve e-imza/mobil imza destegi ile elektronik onay desteği
  • Denetleme ve izleme imkanları

Doxoft’un Yöneteceği Dokümanlara Örnekler

  • İstihbarat bilgileri
  • Ürün ve işlem planları
  • Kurum politikaları ve uygulamaları
  • Müşteri bilgi ve belgeleri
  • İmza sirkülerleri
  • Plastik kartlar için gerekli olan her türlü müşteri belgesi
  • Eğitim Kayıtları
  • Faaliyet belgeleri
  • Kredi analizleri ve raporları vb.
Mühendislik Değişiklik Yönetimi

Mühendislik Değişim Talep (ECR) ve Emir (ECO) Formları

Değişim taleplerini belgelemenin başta gelen yolu olan mühendislik değişim talep (ECR) formları, tipik olarak hem zorunlu hem de isteğe baglı veriler için alanlar içerir. Doxoft’un tümleşik elektronik form desteği ile formlar yaratmanıza, veri girmenize ve bir formun “başlatıcı” veya “statü” gibi herhangi bir alanındaki bilgilere erişmeniz mümkündür. Alanlar, açılabilir menü seçenekleriyle sınırlandırılabilir, değişken girdilere açılabilir ve hatta kullanıcı tarafından güvenlik nedeniyle kilitlenebilir. Bu şekilde, sadece belgeler ve çizimler değil, veriler de Doxoft tarafından yönetilip kontrol edilir. Formlar da tamamen revizyon kontrolü altındadır.

ECR (Mühendislik Değişiklik Talep) Süreci - İş Akışı

Bir ECR’nin veya başka bir belgenin, gözden geçirme ve onay süreçleri içinde gecikmesiz dolaşımını sağlamak genel döngü süresini önemli ölçüde kısaltabilir. Doxoft ile, ‘sürükle ve bırak’ ikonları kullanılarak hem yapılandırılmış hem de ‘ad-hoc’ değişim talebi iş akışları kolayca yaratılabilir. Doxoft, iş kutunuzda bir iş akışı belgesi bulunması durumunda e-mail yoluyla size haber verir ve gözden geçirme, onay, düzenleme veya işaretleme gibi uygulamalardan birini harekete geçirir. Zaman tetikli bildirimlerle süreçteki darboğazlar çabucak belirlenebilir. Cevap ve onay eşiği oylaması, paylaşılabilir görevler, seri ve paralel görevler, değişim sürecinin tüm kontrolünü sürdürürken döngü sürelerini de kısaltır.

ECO (Mühendislik Değişiklik Emir) Süreci - İş Akışı

ECR süreci bittiğinde Doxoft yapılacak değişiklik onayını hayata taşır, isteğe bağlı veya otomatik olarak mühendislik değişim emir formunu - ECO da devreye alır. Süreç hızlıca ve kontrollü yürüdüğünden dolayı verim artar, kalite yükselir.

Kalite Belgelerinin Yönetimi

ISO 9000 sertifikası alabilmek için ürün ve hizmetlerin kalitesini etkileyen uygulamaların belgelere dökülmesi gerekir. Kuruluşlar ISO 9000 sertifikasını alabilmek ve sertifikanın geçerliliğini sürdürebilmek için, dokümanlarda belirlenen bu prosedürleri takip etmek durumundadır. İyi tasarlanmış bir dokümantasyon sistemi, kalite standartlarına daimi olarak uyulmasını güvence altına alır, iyi düzenlenmiş verilere anında erişimi sağlar ve ISO 9000’e ilişkin onay sürecini takip eder. Doxoft, şirketlerin doküman ve bilgilere hızla erişmelerini, her aşamada güvenlik ve denetim içinde bilgi kalitesi ve akışını iyileştirmelerini sağlayan, bir doküman ve iş akışı yönetim sistemidir.

İşletme Çapında Koordinasyon

ISO 9000’in asıl yararları, koordinasyonun tek bir departman veya bölgenin dışına çıkıp, birçok departman veya bölgeye yayıldığı zaman sağlanır. Doxoft gibi ölçeklenebilen bir sistem ile ister aynı ofiste, ister kilometrelerce ötede, tüm dokümanlara seçtiğiniz herhangi bir internet browser’dan ulaşabilirsiniz. Dosyalar, ister tek bir bölgede, ister birden fazla bölgede, ortamınıza uyacak bir biçimde düzenlenebilir. Sistem açık mimarisi ve standartlara uygunluğunun yanı sıra veritabanı entegrasyonu ve XML ile web servisleri desteği ile işinizde kullanılan diğer uygulamalar (Örneğin Bakım Yönetim Sisteminiz) ile bütünleştirmenize olanak tanır.

Doküman Yönetimi

Kalite yönetimindeki dokümanlar incelendiğinde elektronik dokümanlar ve elektronik formlar olmak üzere iki temek doküman cinsi olduğu gözlemlenmekte. Bu doküman cinsleri kendi aralarında sınıflandırılarak dokümanlara erişim esnasında kullanılacak indeks alanları çıkarılır ve dokümanların revizyonları sistemde doküman tipi bazında takip edilir. Doküman tiplerine bazı örnekler vermek gerekirse;

  • Kalite el kitabı: Kuruluşun tanıtıcı temel bilgilerinin, organizasyon şemasının, kalite politikasının, sunduğu hizmetlerin, müşterilerine karşı temel taahhütlerinin, kalite sistemi ile ilgili temel bilgilerin sunulduğu bir doküman türüdür.
  • Prosedürler: Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol ve bunu anlatan dokümanlardır.
  • Süreçler: Bir girdiyi alıp, bir değer ekleyerek/katarak müşteri için bir ürün/sonuç/çıktı ortaya koyan etkinlikler bütününün şematik olarak çizildiği dokümanlara süreç dokümanlarıdır.
  • Formlar: Kalite yönetim sistemi ile ilgili faaliyetlerin belirli bir formatta kaydedilmesini, yapılan işlerin veriye dönüşmesini sağlayan dokümanlardır. Örn; düzeltici faaliyet istek formu, iyileştirici faaliyet istek formu, iç denetim raporu vb.
  • Talimatlar: Bir faaliyetin ya da kurumda kullanılan tüm makine ve ekipmanların çalıştırılması, kullanılması, bakımı ile ilgili kuralları açıklayan, cihazın yanında bulunan, kolaylıkla okunabilen, görülebilen ayrıca bir faaliyetin nasıl yapılacağını da yalın bir dille anlatan dokümanlardır.

Yukarıda verilen sınırlı örneklerdeki gibi, kullanılacak kalite standardının gerektirdiği tüm doküman tipleri doküman ya da elektronik formlar olarak tanımlanabilmekte, sonrasında da kalite süreçlerine konu olabilmektedir.

İş Akış Yönetimi

Biçimsel ve tutarlı işletim uygulamalarına uyumu garanti eden düzenlemelerin hayata geçirilmesi, ISO sertifikası açısından büyük önem taşır. Doxoft ile iş akışları, sürükle-bırak ikonları kullanılarak kolaylıkla yaratılabilir. Doxoft, bir iş akışı dokümanı size atıldığında sizi e-mail yoluyla haberdar eder ve gözden geçirme, onay, düzenleme veya işaretleme gibi gerekli bir uygulamayı başlatır. Zaman tetikli ikazlarla, bir süreçteki darboğazlar ortaya çıkartılabilir. Yanıt ve onay eşiği oylaması, paylaşılan görevler, seri ve paralel görevler, bir yandan döngü sürelerini kısaltırken, bir yandan da süreçlerin tam olarak denetlenmesini sağlar.

Doxoft’un Kuruluşlara Sunduğu Hizmetlerden Bazıları;

  • Uygunluk Denetimi İzleme
  • Doküman Denetimi ve Arşivleme
  • Eğitim Kayıtları İzleme
  • Taşeron İzleme
  • Kullanıcı, Dosya, Doküman ve Grup Bazında Güvenlik
  • Değişim Yönetimi
  • İş Akışı Yönetimi
  • Çizim ve Doküman İşaretleme (Redlining)
  • Eylem Planı İzleme
  • Satıcı Firma Yönetimi

Denetim Tarihçesi ve Süreç Yönetimi için e-Formlar

Faaliyetlerin, prosedürlerin ve onay süreçlerinin eksiksiz kayıtları, mali denetimler için belgelenmeli, saklanmalı ve hazır bulundurulmalıdır. Doxoft iş akışları, elektronik imza özelliğinin yanı sıra, zaman ve tarih damgalarını, gerçekleştirilen eylemi, iş dosyalarını ve ISO 9000 için gereken geçmişe ait verileri eksiksiz biçimde izleme yetisine de sahiptir. Doküman ya da e-formlar katılarak başlamış, devam eden, tamamlanan, iptal edilen, ileri tarihli ya da tüm iş akışları sistem içerisinde kolay bir arayüzle denetlenebilmektedir. Denetilen iş akışı basamağında dokümanın o anki versiyonunun gözetimi de sunulmaktadır. Denetlemenin yanı sıra istenilen kriterlerde hazırlanabilen raporlar, anlık tasarlanabilen raporlar gibi detaylı bir yönetim yapısı da bulunmaktadır. Düzeltme talepleri, standartlara uymayan malzemelerin raporları, eğitim kayıtları, mali denetim bulguları gibi formlardaki eksiksiz ve tutarlı bilgiler, bir şirketin ISO 9000 standartlarına uymasına yardımcı olur.

Genişletilmiş İşletme

Günümüz rekabet ortamında birçok işletme, komponent imalatı, ambalaj ve hatta bir ürünün tamamının üretimi gibi konularda başka firmalara iş yaptırmaktadır. Bu taşeron firmalar da aynı düzenlemelere uymalı ve bilginin kaydedildiğini, izlendigini ve ürünü dağıtan şirkete aktarıldığını garanti etmelidir. Mesafe ne olursa olsun birçok bölgeden Doxoft’ a erişilebildiğinde, bu firmalar tam entegre bir doküman yönetimi dahilinde, şirketinizin bir uzantısı gibi olacaktır. Eğer Doxoft’ u yerel olarak kurmamışlarsa, sisteme kendi internet browserları aracılığıyla erişebilirler.

Kamu Kurumları

Kamu Kurumlarında Doxoft

Doxoft her büyüklükteki Kamu Kurumuna çeşitli avantajlar sunmaktadır. İster belediye, bölge müdürlüğü ya da şube seviyesinde, ister müdürlük, müsteşarlık veya bakanlık seviyesinde her tür kamu kurumunun tüm yazılı, basılı ve elektronik ortamda bulunan evrağını, bilgi ve belgesini yönetir. Ayrıca TSK bünyesindeki tüm askeri kuruluşlara özel fonksiyonları ile ilave güvenlik seviyeleri uygular.

Doxoft ile, gelen evrak departmanından başlayan kurumsal süreçler, üst düzey yöneticiler ile devam eder, basılı materyal kullanmadan evrak onayları alınır. İstenirse elektronik imzaya da mobil imza desteği ile ıslak imzaya güvenli alternatif de yaratılabilir.

E-Devlet Uygulamalarında Doxoft

Bilhassa vatandaşlarının devlet daireleri ile olan ilişkilerinde hizmet kalitesinin yükselmesi, takip ve sonuçlandırma süreçlerinin aksamadan ilerlemesi için Doxoft bir çok standart fonksiyon sunmaktadır. Başvuru ile alınan belgeler Doxoft’ a katılır, gerekli veriler de toplanarak süreç başlar. Doxoft’ un iş akışı sayesinde hem basılı materyal olmadan işler ilerler, hem de takip açısından istenen lokasyondan süreç takip edilebilir. E-Devlet ile ilgili yapılan çalışmalarda kurumlar arası bilgi ve belge akışları, süreç ihtiyaçları desteklenmiş durumdadır.

İstihdam daha verimli kullanılırken, hizmet kalitesi ve sürekliliği sağlanmış olur. Kamu kurumları kendi yönetmelikleri, paylaşılacak evrakları ve raporları, her türlü evrak ve kaydı internet üzerinde Doxoft ile kullanıma açabilir. Bu yetkinin her kuruma özel ayarlanabileceği ihtiyacı olduğundan, Doxoft çok seviyeli güvenlik katmanı sunar ve yetkilendirmeyi kurum çalışanlarına bırakır.

Sigortacılık

Sigortacılık Sektöründe Doxoft Çözümleri

Artık ürün satmanın yanında, başvuru formundan hasar ödemelerine kadar tüm satış öncesi ve sonrası hizmetlerin hızlı ve ucuza gerçekleşmesi gerekiyor. Aradığını çok zor bulan personel, mevcut arşivin farklı binalarda olması ve her gün eklenen haber, istihbarat ve evraklar ile büyüyen dosyalar bu verimi direkt etkileyen unsurlar.

Sigorta şirketleri “işlerini” ve “süreçlerini” modernize etmek isterken Doxoft kullanıyorlar. Kurumsal evraklar web üzerinden bölge, acente, anlaşmalı kurum, eksper ve müşterilerle paylaşılıyor. Süreçlere bölge, anlaşmalı kurum, acente, eksper ve müşteriler de web üzerinden dahil oluyor.

Bu sayede, daha ucuza satan, daha etkin hasar ödeyen ve maliyetlerini düşüren şirketler, süreçlerini modernleştiremeyen rakiplerinden pazar payı alıyorlar. Acente ve müşteri memnuniyeti artıyor, devamlılık sağlanıyor. Paylaşım ve pazarlama maliyetleri azalıyor.

Doxoft’un Sigorta Şirketlerine Sunduğu Hizmetlerden Bazıları;

  • Teklif oluşturma süreç otomasyonu/ilgili evraklarla beraber sistem üzerinden yönetilebilir.
  • Poliçelendirme süreç otomasyonu/ilgili evraklarla beraber sistem üzerinden yönetilebilir.
  • Hem sağlık sigortası, hem de hayat sigortası hasar ödemelerinde arşive gidilip uzun ve zahmetli çalışmalarla ilgili evrağın bulunması problemi aşılmış olur.
  • Pazarlama formları, anket formları, başvuru ve poliçe formları bölge ve acentelerden genel müdürlüğe iletilir ve OCR/ICR ile işlenmesi sağlanarak, hızla işleme konabilir.
  • Firmalardaki operasyonel bölümler gerek donanımları gerekse kullanmakta olduğu temel sigortacılık paketleriyle ilgili yaşadığı teknik problemleri, Doxoft süreçlerini kullarak hızlı ve etkin şekilde bilgi işlem departmanlarına bildirilebilir, işleyişin kısa sürede eski haline getirilmesinde fayda sağlanmış olur.

Doxoft’un Yöneteceği Dokümanlara Örnekler;

  • Sektörel raporlar
  • Acenta ve anlaşmalı kurum yazışmaları
  • Kredi analizleri ve raporları vb.
  • Poliçeler
  • Hukuki açıdan saklanması gereken belgelerin elektronik halleri
  • Tarife/Planlar
  • Müşteri bilgi ve belgeleri
  • Teklifler
  • Duyuru, bildiri, iç yazışma evrakları
  • İzin, avans, araç, malzeme talep formları
  • Eğitim kayıtları
  • Faaliyet belgeleri
Üretim – Mühendislik

Mühendislik Değişim Yönetimi

Maliyet, kalite, hız ve yaratıcılık, mühendislik tasarım ve geliştirme sürecindeki itici güçlerdir. İşletmeler rekabet gücünün, geliştirme sürecinin baslangıç aşamalarına bağlı olduğunun artık bilincindedir, çünkü bu aşamalarda, tasarımları tekrar kullanma ve değişiklikleri hızla uygulama yeteneği, geliştirme sürecini kısaltabilmekte ve maliyetleri düşürebilmektedir.

Mühendislik tasarımlarının hayata geçirilme aşaması boyunca verilerin düzenlenmesi, bu verilere erişilebilmesi ve bunların kontrol edilebilmesi için doküman ve bilgi yönetim sistemlerine ihtiyaç vardır. Doxoft, şirketlerin dokümanlara ve verilere hızla ulaşmasını sağlayan, bilginin kalitesini ve akışını iyileştiren bir doküman yönetimi ve iş akışı paketidir. Ürün her aşamada, güvenlik, revizyon kontrolü ve denetim takibini sağlamaktadır.

Tasarımların Tekrar Kullanılması

Mühendisler, mühendislik değişikliklerini etkin bir biçimde uygulayabilmek veya yeni ürünler tasarlayabilmek için erişilebilir ve güncel dokümantasyona güvenmek durumundadır. Doxoft’un kapsamlı arama yetenekleri, CAD çizimleri, malzeme listeleri (BOM) ve spesifikasyonlar gibi en önemli dokümanlara hızlı ve devamlı erişimi sağlar. Tüm dokümanlar tam dağıtım ve revizyon kontrolüne dahil olduklarından, talep edildiğinde doğru olan versiyona daima erişilebilir. Dokümanlar arasında kolayca ilişki kurulabilir, örneğin bir CAD çizimi kendi malzeme listesine bağlanabilir.

Doxoft’ un açık mimarisi ve standartlara uygunluğu, kullanıcılara bu ürünü işletmelerindeki üretim ihtiyaçlarını “planlama sistemi” gibi diğer uygulamalarla bütünleştirme olanağı verir. Ayrica Doxoft üretim kuruluşlarının vazgeçilmez ihtiyaçlarından ERP ve PDM paketleri ile tam veri paylaşımi yaparken, onların dokümanlarını, çizimlerini yaşam döngüleri boyunca yönetir.

CAD Dokümanlarının Yönetimi

İster elektronik, ister basılı olsun, tüm dokümanlar Doxoft ile yönetilebilir. Doxoft, CAD çizimlerini, iş belgelerini, teknik belgeleri, hesap çizelgelerini, e-formları, raster görüntülerini, ses ve videoyu da içeren her türlü belgeye erişimi, bunların depolanmasını ve izlenmesini kolaylaştırır. Elektronik dosyalar, gerek tek bir bölgede gerekse birçok bölgede faaliyet gösteren işletmelerin ortamına uygun şekilde düzenlenebilir. Erişim ayrıcalıkları, belge düzeyine kadar genişleyebilen bir çoklu-düzey güvenlik şeması yoluyla kontrol edilir. Doxoft’ un birleşik doküman özelliği bir grup dosyayı tek bir belgeymiş gibi yönetmenize ve yine bununla beraber her dosyayı bağımsız olarak görmenize, yazmanıza ve kontrol etmenize olanak verir.

Doxoft’ un Yöneteceği Dokümanlara Örnekler;

  • Mühendislik Spesifikasyon ve Çizimleri
  • Raster görüntüleri
  • Fabrika ve Ekipman Çizimleri
  • Ürün ve İşlem Planları
  • Şirket Politikaları ve Uygulamaları
  • Uygunluk Denetim Kayıtları
  • Taşeron Kayıtları
  • Düzenleme Belgeleri ve Teslimler
  • Malzeme Listeleri
  • Mühendislik Değişim Talep Formları
  • Kalite Garanti Prosedürleri
  • Satıcı Firma Spesifikasyon Föyleri
  • Test Prosedürleri ve Sonuçları
  • Eğitim Kayıtları

Doxoft’ un Üretim Kuruluşlarına Sunduğu Hizmetlerden Bazıları;

  • Doküman Kontrolü
  • Değişim Yönetimi
  • İş Akışı Yönetimi
  • Hareket Planı İzleme
  • Taşeron İzleme
  • Kullanıcı, Dosya, Doküman ve Grup Bazında Güvenlik
  • CAD Entegrasyonu
  • Elektronik Gözden Geçirme ve Onay
  • Kayıt Arşivleme
  • Çizim ve Doküman İşaretleme
  • Uygunluk Denetimi İzleme
  • Egitim Kayıtları İzleme
  • Genişletilmiş İşletme
Lojistik

Lojistik sektörü gerek operasyon anlamında, gerekse doküman çeşitliliği ve adedi bakımından üst sıralarda yer alan bir sektördür. Hizmet sağlanılan sektörler ve bu sektörlerde yapılan işlerle ilgili dokümanlar çoğu zaman birbiriyle ilişkilendirilmiş şekilde takip edilebilmeli, ya da kolayca erişilebilmelidir.

Hizmet alanlarının çeşitliliğine bakıldığında uluslararası taşımacılık (Kara nakliyesi, hava nakliyesi, deniz nakliyesi, demiryolu nakliyesi), yurtiçi taşımacılık, gümrükleme, sigortacılık, depo yönetimi gibi farklı konular göze çarpmakta ve bu başlıkların getireceği doküman yükü tahmin edilmektedir. Ayrıca sağlanacak hizmetin başlıklarını içerecek ve her seferinde farklı şekilde yaratılabilecek satış tekliflerini merkezi bir yapıda yönetmek lojistik firmalarına operasyonel hareketlilikte esneklik sağlayacak bir artıdır.

Seri ya da paralel tasarlanabilecek akışlar, basamaklarda doküman ekleme kabiliyetinin yetkiler dahilinde verilebildiği görev mantıklarıyla Doxoft, gerek lojistik dokümanlarının yönetiminde, gerekse lojistik firmalarının operasyonel ve iç iş süreçlerinde fayda sağlayacak bir üründür. Ofis belgelerinin OCR’ lanarak Doxoft’ a katılması sayesinde bir doküman, sistemde içinde geçen bir kelimeye göre bulunabilecektir.

Doxoft’ un yöneteceği dokümanlara örnekler;

  • İrsaliyeler
  • Konşimentolar
  • Faturalar
  • Gümrük Formları
  • Ambalaj, Taşıma Talimatları
  • Yevmiye Fişleri
  • Depo Kira Sözleşmeleri
  • Ürün ve Hizmet Planları
  • Uygunluk Denetim Kayıtları
  • Teslim Belgeleri
  • Eğitim Kayıtları
  • Sigorta Poliçeleri
  • Satış Sözleşmeleri, Satış Teklifleri
İlaç

İlaç sektöründeki oyuncular gerek ürünlerinin uyumluluğu gerekse hizmet seviyelerinin belirlenmesi adına çokça denetlenen ve hükümet kanun-düzenlemelerine tabi tutulan kuruluşlardır. Gerek operasyon ve üretim kalite bilgilerinin yönetilmesi, gerekse ürün yönetimi dokümanlarını elektronik ortamda arşivleyip yönetebilmek için Doxoft gibi uygulama kapsamı geniş bir çözüm ilaç firmalarının işleyişine düzen ve doküman takibi anlamında ciddi getiriler sağlayacaktır.

Üretim ve diğer operasyonlarını yürütmekte olan firmalar gözlemlendiğinde, özellikle çok uzun yaşam döngülerine sahip olan ilaçların yönetimindeki süreçte, yoğun şekilde bilgi ve belge trafiği yaşandığı görülür. 5-10 sene gibi uzun ve ciddi efor gerektiren süreçlerde üretilen ilaçların üretim maliyetleri milyon dolarlar mertebesindedir. Bu denli değerli bilgilerin taşındığı üretim-geliştirme dokümanları ile patent dokümanları, elektronik arşivde gerektiğinde şifrelenerek dahi saklanabilmelidir. Doxoft kullanıcı, klasör, kategori ya da doküman bazında yetkilendirme, 128 bit şifreleme özelliği, e-form data alanlarının süreç basamaklarında kullanıcı bazında yetkilendirilebilmesi gibi özellikleri ile güvenlik gereksinimlerini en üst seviyede karşılayan bir çözümdür. Özellikle araştırma-geliştirme dokümanları yetkiler paralelinde firma çalışanlarınca kolayca paylaşılabilmelidir. Kullanıldığı taktirde sınırsız doküman tipi yaratabilme, doküman tiplerine sınırsız adette özel alan ekleyebilme, doküman formatı bağımsızlığı ve sanal klasör hiyerarşisi avantajları ile Doxoft kalite belge ve süreçlerinin yönetiminde de etkin rol oynayacaktır.

Doxoft’ un Yöneteceği Dokümanlara Örnekler;

  • İlaç/Formül Keşif Dokümanları
  • Klinik Araştırma-Geliştirme Dokümanları
  • Kalite Standartları Belgeleri
  • Patentler
  • Biyoeşdeğerlik raporu
  • Eşdeğer ilaç ruhsatları
  • Sözleşmeler
  • Kontratlar
  • Prosedürler
  • Kataloglar/Ürün Tanıtım Dokümanları
  • Promosyonel Dokümanlar
  • Müşteri Bilgileri
  • Eğitim Kayıtları
  • Ürün Yönetimi Dokümanları
  • Prospektüsler
  • Firma İçi Operasyonel Formlar
  • Satış Sözleşmeleri
Sağlık

Sağlık kurum ve kuruluşlarına gün geçtikçe artan talep, bu oluşumlara operasyonel anlamda ciddi bir yük getirmiştir. Gerek verilen hizmet çeşitliliği, gerekse uygulanan farklı tedavi yöntemleri, beraberinde hastanelerde oluşturulacak çok sayıda doküman tipi getirmiştir.

Sağlık sektöründe sağlanan hizmet tedavi ve destek, fayda ise insan sağlığıdır. Bu nedenle hastalara en iyi hizmeti verebilmek için hatasız müdahalelerde bulunulması şarttır. Bu hakimiyetin edinilebilmesi için kişinin sağlık kuruluşunda tabi olduğu tüm tedavi ve uygulamaların belgelenerek yüksek ciddiyet ve revizyon takibi kabiliyeti ile saklanması gerekmektedir. Doxoft hasta dokümanları, tedavi belgeleri, muayene raporları gibi kritik dokümanların profesyonelce yönetilebileceği, revizyonlarının takip edilebileceği bir doküman yönetimi aracıdır. Sınırsız sayıda tanımlanabilen doküman tipi özel alanları ile, kendinden tasarlanabilen elektronik formlar ile hasta ve müdahalelere dair tüm bilgi rahatlıkla, profesyonelce ve güvenli bir ortamda tutulabilir. Hastaneler ve sağlık kuruluşlarının sanal hafızasını bu denli faydalı bir sisteme aktarması, geçmişin izini hata yapmadan tutması kaçınılmaz bir gerekliliktir.

Dokümanları kolayca geri çağırabilmek için geliştirilmiş detaylı elektronik arşiv ve arama kabiliyetleri Doxoft’u benzersiz kılmaktadır. Bir dokümanı, *.pdf formatında olsa dahi hem içerisinde geçen bir kelimeye göre hem de doküman özel alanındaki verilere göre aratmak mümkündür. Böylece dokümanları nokta atışı yaparak aramak mümkün olacaktır.

Doxoft’ un Yöneteceği Dokümanlara Örnekler;

  • Muayene Raporları
  • Tedavi Uygulama Belgeleri
  • Röntgen Dosyaları
  • Tetkik Raporları
  • Hasta Bilgi Formları
  • Hasta Memnuniyet Formları
  • Sağlık Raporları
  • Faturalar
  • Hasta Sigorta Poliçeleri
  • Kalite Kayıt ve Prosedürleri
Perakende

Perakende sektöründe faaliyetlerini sürdüren firmalar özellikle dağıtık yapılarıyla dikkat çekmektedir. Bir firmaya ait birçok marka ve işletmesi, ya da bir firmanın fazla sayıda bayi ya da noktası bulunan sektörde yoğun bir doküman akışı yaşanmaktadır. Bu dokümanların ister merkezi ister dağıtık yapıda yönetilebilmesi için web temelli bir uygulama en verimli yöntemdir. İstemcilere kurulum gerektirmeyen tamamen web temelli yapısıyla Doxoft perakende sektörü için de etkin çözümler sunmaktadır. ASP modeli ile çalışabilen yapısı tek bir firmanın markalarını ayrı şirketlermiş gibi yönetebilmesini de sağlayabilmektedir.

Firmalara ait birçok marka, hizmet noktalarını kiralamaktadır. Yapılan kira kontratlarının geçerlilik süreleri mal sahibi ile kiracı arasında karşılıklı hak iddiaları için kritik noktalardır. Geçerlilik süresi dolduğunda belirtilmesi gereken bu dokümanlar, ancak yetkili kullanıcılar tarafından görüntülenebilmeli, gerektiğinde şifrelenebilmelidir. Searchable .pdf formatında taranabilen ilgili dokümanlar Doxoft elektronik arşivinde içeriklerine göre aranılabiliyor olacaktır. Böylece sözleşmelere, kontratlara, faturalara ve diğer tüm dokümanlara erişim çok kolayca sağlanacaktır.

Doxoft’ un Yöneteceği Dokümanlara Örnekler;

  • Kira Sözleşmeleri
  • Ürün ve Hizmet Planları
  • Teslim Belgeleri
  • Eğitim Kayıtları
  • Sigorta Poliçeleri
  • Satış Sözleşmeleri, Satış Teklifleri
  • İrsaliyeler
  • Faturalar
  • Ürün Yönetimi Dokümanları
Enerji

Enerji, hem üretim hem de operasyonel bölümlerde kalite standartlarının fazlasıyla kullanıldığı, kalite standartlarına ehemmiyetle uyulması gereken bir sektördür. Sağlanan hizmetin, ürünlerin, ürünlerin dağıtımı ve sunumunun belgelenerek tasdiklenmesi gerekmektedir. Bilgi, veri ve metodların yetkili personeller tarafından iyice anlaşılması ve kullanılması gerekmektedir. Firma ya da kurumlar hizmet seviyelerini üst seviyede tutabilmek için doküman ve süreçlerini etkin şekilde yönetmelidir.

Kalite süreçleri ve dokümanlarının yönetimi, dokümanların ilgili birimlerce yetki seviyeleri dahilinde güncel revizyonlarıyla paylaşımı, iç yazışma, gelen evrak, giden evrak gibi tüm süreçlerin yönetimininin profesyönelce sağlanması için Doxoft etkin çözümler sunmaktadır. Olurlar, prosedürler, talimatlar, toplantı tutanakları gibi doküman ve elektronik form tipleri ilgili süreçler parelelinde yönetilebilmektedir. Gelişmiş arama fonksiyonları sayesinde dokümanlara ilişkin veriler, içerik, sayı ve notlarından aramalar yapılabilmektedir.

Sınırsız sayıda ve hiyerarşide yaratılabilen sanal klasör yapısı, sınırsız doküman ve doküman özel alanı yaratabilme kabiliyetleri ile Doxoft, konuya üst seviyede çözümler getirmiştir. Hızlı şekilde tasarlanabilen süreçler, hızlı hayata geçen projeler, eksiksiz süreç takibi, esnek yapı ve planlı çalışma anlayışı ile Doxoft kurum ve kuruluşların işini kolaylaştırarak sanal hafızaları ile tüm süreçlerini yönetmeyi sağlayan bir çözümdür.

Doxoft’ un Yöneteceği Potansiyel Uygulamalar;

  • Uygunluk Denetimi İzleme
  • Doküman Denetimi ve Arşivleme
  • Eğitim Kayıtları İzleme
  • Taşeron İzleme
  • Kullanıcı, Dosya, Doküman ve Grup Bazında Güvenlik
  • İş Akışı Yönetimi
  • Eylem Planı İzleme
  • Satıcı Firma Yönetimi
  • “Hot Work” Permileri
  • Proses Tehlike Analiz Bulguları ve Eylem Planları

 

Adres :
Kavacık Mah. Elbistan Sk. Sas Plaza No:10 Kat:5 34810 Kavacık - Beykoz / İSTANBUL
Telefon :
Faks :
+90 (216) 680 20 00
+90 (216) 680 22 33
Email :
Sosyal
Medya :
Copyright 2015 Doxoft
Developed by Fİkİr Kahvesİ